به همین جهت دکتر الهه محبوب فریمانی، رئیس اداره اسناد در سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی برایمان از عنوان «ضابط اسناد» و چگونگی نگهداری اسناد در ادوار گذشته آستان قدس رضوی سخن گفت که در ادامه بخش‌هایی از سخنان این دانش‌آموخته مقطع دکترای رشته تاریخ در گفت‌وگو با خبرنگار روزنامه قدس را می‌خوانید. وی 
25 سال سابقه کار در این مرکز را دارد.

«اسناد آستان قدس رضوی» در قدیم چگونه نگهداری می‌شدند؟
آستان قدس رضوی دارای یکی از قدیمی‌ترین منابع اسناد تاریخی در ایران است. قدیمی‌ترین سند آرشیوی ایران مربوط به قرن ششم قمری است که در مرکز اسناد آستان قدس نگهداری می‌شود. بیش از 70 هزار برگ سند از دوره صفوی و 30هزار برگ از دوره افشاری در این مرکز وجود دارد که بیانگر اهمیت حرم مطهر رضوی به عنوان خزانه‌ای مطمئن برای نگهداری میراث کهن ایران و اسلام است.
اکنون این پرسش پیش می‌آید که در گذشته‌های دور و در روزگاران قدیم، اسناد تاریخی در آستان قدس چگونه نگهداری می‌شدند؟ 
در همین ارتباط باید به قدیمی‌ترین سندی که مربوط به نگهداری اسناد است اشاره کنیم. این سند به دوره صفویه و سال 1096 قمری که در زمینه فهرست وقف‌نامه‌ها تهیه شده مربوط می‌شود. این موضوع نشان می‌دهد این اسناد در آن زمان در کتابخانه حرم منور امام هشتم(ع) نگهداری می‌شده‌اند.
 بی‌تردید نگهداری وقف‌نامه‌های آستان قدس رضوی در محل کتابخانه حرم مطهر امام رضا(ع) اهمیت حفظ آن‌ها را در طول تاریخ نشان می‌دهد. در این‌ میان، توجه به عمل وقف و نیات واقفان و همچنین اداره امور و کارهای آستان قدس رضوی موجب شد اسناد وقفی در این آستان مبارک حفظ و نگهداری شوند. 
این اقدام‌ها در دوره‌های تاریخی بعدی نیز دنبال شد، چنان‌که در دوره قاجار، «اعتماد السلطنه» علاوه بر اینکه فهرست کتاب‌های موجود در کتابخانه حرم مطهر رضوی و همچنین فهرست وقف‌نامه‌های موجود در این کتابخانه را در کتاب «مطلع الشمس» ذکر کرده، به احکام صادر شده درباره مسائل آستان قدس رضوی همچون اجاره‌نامه‌ها نیز اشاره کرده است. به عبارتی، اجاره‌نامه‌ها از جمله اسناد مهمی بوده‌اند که باید در کتابخانه حفظ می‌شدند. 

آشنایی با «ضابط اسناد» در آستان قدس رضوی
«ضابط» در لغت به معنی نگهدارنده، فراهم‌آورنده و... است. ضابط به معنی بایگان، محصل، مباشر و... نیز هست. در دوره قاجار شغل و خدمتی به نام «ضابط اسناد» در میان مشاغل به چشم می‌خورد، به گونه‌ای که شخصی به نام «مستوفی» در نوشته‌ای با عنوان «شرح زندگانی من» از «ضابط اسناد خرج» نام می‌برد که وظیفه گزارش‌دهی به وزیر مالیه را داشته است. افضل الملک در نوشته و کتاب افضل التواریخ از «ضابط اسناد دولت» نام برده است. ظاهراً وظیفه این فرد نگهداری اسناد دولتی بوده است.
در اسناد آستان قدس رضوی نیز از دوره صفوی، واژه «ضابط» به کار برده شده است. قدیمی‌ترین سندی که کلمه ضابط در آن به کار رفته مربوط به دوره شاه عباس اول با عنوان «ضابط نذورات» و «ضابط مستغلات» بوده است. وظیفه «ضابط نذورات» ضبط و ثبت وجوهات حاصل از ضریح مطهر بوده و «ضابط املاک» نیز عهده‌دار رسیدگی به وضعیت اجاره املاک و ضبط درآمدهای آن‌ها بوده است. 
در اسناد دوره قاجار، ابتدا به نام «ضابط» برمی‌خوریم که وظیفه ثبت و ضبط اسناد جمع و خرج بر عهده وی بوده است. در بخشی از سند شماره 43000 مربوط به سال1271 قمری موجود در مرکز اسناد آستان قدس، این گونه آمده است:
«...موازی سه طغرا فرمان برین موجب فرمان عشر مالیات نیشابور، فرمان املاک موقوفه که از ید غاصبین ابتیاع شده، فرمان سوخت چل چراغ، که حسب الامر از عالی جناب اخوی «میرزای ضابط» دریافت شد که به نظر بندگان عالی دام ظله رسانیده بعد تسلیم نموده‌اند نوشته را دریافت دارد. به تاریخ 25 شهر ربیع المعظم 1271قمری ...». 
اما از اواسط دوره قاجار کلمه اسناد به «ضابط» اضافه شده و عبارت «ضابط اسناد» را در منابع تاریخی آستان قدس مشاهده می‌کنیم که علاوه بر انجام اختیارات پیشین، حفظ و نگهداری اسناد را نیز بر عهده داشته است.
مطابق سندی متعلق به دوره قاجار، نام «ضابط» و «ضابط اسناد» در شمار عُماّل و کارکنان آستان مقدس رضوی آمده که وظیفه نگهداری وقف‌نامه‌ها و اسناد وقفی در آستان قدس رضوی را بر عهده داشته است، زیرا گاهی برای اداره امورات یک موقوفه لازم بوده تا به سوابق قبلی مرتبط به آن مراجعه شود. 
میزان اختیارات و وظایف ضابط در این دوره تا حدودی به شخصیت و میزان نفوذ صاحب آن بستگی داشت. معمولاً این شغل و خدمت در خانواده‌ای از «سادات حسینی» مشهد موروثی و وظیفه آن‌ها نگهداری تمام اسناد جاری آستان مبارک رضوی بود که در یک دوره‌ای این اسناد را در منزل خود نگهداری می‌کردند. در سال 1336 قمری و به دستور «مرتضی قلی خان طباطبایی» مأموران اجرایی به منزل «میرزای ضابط اسناد» رفتند و چند صندوق از اسناد آستان مبارک را به کتابخانه حرم مطهر رضوی منتقل کردند و سپس این اسناد توسط مُشرف و عده‌ای دیگر بررسی و بایگانی شد.
پس از آن غیر از وقف‌نامه‌ها و برخی احکام پادشاهان که در کتابخانه حرم مطهر نگهداری می‌شد، اسناد جاری آستانه مبارکه نیز به کتابخانه حرم مطهر منتقل و زیر نظر ضابط کتابخانه قرار گرفت و کتابخانه بارگاه منور امام هشتم(ع) به عنوان مرکزی برای بایگانی و آرشیو اسناد آستان قدس معرفی شد.

خبرنگار: محمدحسین مروج کاشانی